Os novos tempos pedem economia de recursos, se não por escassez, ao menos pela exigência cada vez maior de usá-los sempre com parcimônia, na ideia de que o valor maior da produtividade  deixou o desperdício irremediavelmente para trás. “Fazer mais com menos vai virando uma obrigação”, resume o Diretor Luiz Paulo Brasizza, ao anunciar números que mostram que na Abrapp os casos de reuniões virtuais andam crescendo continuamente e, o que é ainda melhor, claramente mais rápido na comparação com as presenciais.

Os números não deixam margem a dúvidas: no primeiro semestre de 2016 tivemos 19 reuniões virtuais, entre teleconferências e videoconferências envolvendo comissões técnicas e comitês, além dos colegiados da Abrapp, ICSS, Sindapp e UniAbrapp, sendo essa quantidade 18,75% superior à verificada em igual período do ano passado.

Primeiros passos para mudar - Como no primeiro semestre foram 11 reuniões virtuais, de um total de 115 realizadas pelas Comissões Técnicas e Comitês, percebe-se que a barreira cultural ainda existe, uma vez que as primeiras ainda representam apenas 9,57% de tudo que aconteceu. Mas os primeiros passos já estão sendo dados para mudar isso.

Brasizza, diretor responsável pela área de TI diante da Diretoria da Abrapp, nota que vantagens não faltam ao modelo virtual: as reuniões podem envolver mais participantes sem que a despesa cresça, os custos são obviamente menores, o formato parece ser mais atraente aos olhos das novas gerações e contribui para uma  maior disseminação da cultura de TI nas entidades.

Assim, desde 2014 até agora já foram mais de uma centena de reuniões a distância, por telefone ou usando os recursos oferecidos nos formatos tele e videoconferências. É, portanto, o que se pode chamar de tendência e, ainda mais, reforçada pela necessidade de na medida do possível e, sempre que couber, sem perda da qualidade,  se substituir a reunião presencial por outra virtual.

O propósito básico, claro, é economizar tempo e recursos, mas a reunião virtual ajuda também no sentido de que pode acontecer no contexto de uma necessidade mais urgente, uma vez que elimina a necessidade de deslocamento e de um  maior número de providências a serem tomadas previamente - e tudo que isso envolve. Há ainda um evidente maior conforto em tudo.

Urgência -  Para ilustrar isso, talvez nada melhor do que a reunião realizada recentemente pela Comissão Técnica Nacional de Investimentos, em resposta a uma necessidade mais urgente que surgiu, a de levar aos integrantes da CTN o conteúdo de uma manifestação da CVM - Comissão de Valores Mobiliários a respeito de um assunto de nosso interesse.

Assim, foi-se o tempo em que meios remotos eram prerrogativa das Comissões Técnica Nacional e Regionais de Tecnologia da Informação, algo que começou a mudar com os novos hábitos da Comissão Técnica Nacional de Governança e sua Regional Sul.

Nova ferramenta - Aliás, tanto é uma iniciativa oportuna e necessária que a Abrapp está disponibilizando uma nova ferramenta, a Adobe Connect, trazendo ainda mais vantagens e facilidades em seu emprego. Isso vem sendo informado  aos coordenadores das Comissões Técnicas, em meio ao material que estes vêm recebendo para colocá-los a par das novas possibilidades que passaram a existir.

Os ganhos no formato virtual são muitos, mas não se trata de uma receita que possa ser recomendada em todos os casos. A reunião por videoconferência, por exemplo, é recomendada para reuniões curtas, em média de  2 horas de duração ou um pouco mais e que tratem de  questões objetivas. Se este for o caso, reunir-se remotamente, utilizando a tecnologia disponível, é algo que favorece sob vários aspectos: Gravação da reunião, facilitando backup; compartilhamento de arquivos; possibilidade de se tornar mais intenso o bate-papo entre os participantes; e chance de inserção de notas para rascunho de ata e afins.