Excesso de burocracia pode diminuir engajamento e produtividade, além de trazer problemas de relacionamento.

A burocracia empresarial surgiu em função da necessidade de regras e procedimentos que pudessem melhorar a eficácia e a qualidade da gestão em empresas cada vez mais complexas. Entretanto, o desempenho de uma equipe tende a cair quando essas normas, formulários ou documentos carecem de inteligência lógica e prática e se tornam um fim em si mesmo.  Quando o custo e o esforço desse processo ou comportamento burocrático impede a agilidade, eficácia e velocidade da equipe para conseguir realizar os seus objetivos, podemos dizer que temos um problema.                                                                                                                                                                                                                                                                     

Enumero 08 sinais de que a gestão de uma empresa ultrapassou essa barreira e pode ser considerada burocratizada e, portanto, contraproducente:

1) “Não estou autorizado a fazer isso”: Um dos sinais é a necessidade de autorizações de superiores para realizar tarefas ou trabalhos que todos sabem que devem e podem ser feitos por qualquer um. Esse delay entre a espera pela autorização e a resolução da situação pode afetar a produtividade de toda uma equipe.

2) Reunião diária é lei: Ter que fazer obrigatoriamente reuniões sem pauta, sem objetivos ou sem disposição para resolver os problemas que todos já conhecem apenas por causa de uma norma diminui a produtividade. Os funcionários acabam perdendo tempo e ficando entediados.

3) Tudo é urgente e prioritário: Instigar funcionários a terem senso de urgência e ao mesmo tempo dizer que tudo é prioridade não faz sentido. O profissional precisa administrar as demandas em níveis prioritários diferentes, garantindo um fluxo de trabalho. Tratar tudo como “o mais urgente” só atrapalha a produtividade.

4) Quanto mais informação, melhor: Oferecer um número de canais de informação focada em quantidade, não em relevância de informações, é um erro. Ao invés de ajudar, isso acaba confundindo e equipe sobre o que é realmente atual e importante para ser feito.

5) Precisa saber de algo? Leia esse relatório de 100 páginas: Construir e fazer a equipe ler relatórios muito extensos, sem condensar informações é típico do excesso de burocracia. O ideal é trazer aquilo que precisa ser entendido de uma forma prática, se possível numa única página.

6) Cliente em primeiro lugar, mas só depois do processo interno: Um dos sinais mais frustrantes para os colaboradores é saber que seria possível resolver um problema do cliente em 5 minutos, mas ser obrigado a seguir uma norma e um processo interno que atrasa essa solução.

7) “Melhorar” o trabalho com novos formulários: Criar novos formulários e documentos para “melhorias” que não condizem com a realidade dos funcionários. O formulário que foi feito para ajudar, atrapalha, pois gasta tempo demais para ser preenchido e impede o funcionário de fazer um trabalho de alta performance.

8) Três chefes são melhores do que um: Na empresa excessivamente burocratizada, o funcionário precisa se reportar a dois ou três gestores. Além disso, cada um deles pede uma tarefa que é totalmente diferente das outras em termos de objetivos e condutas empresariais. Essa falta de foco é inimiga da produtividade e também da motivação.

O que vale é o bom senso e o discernimento da empresa e principalmente do gestor, que deve analisar profundamente a burocracia imposta.

É fundamental que esses profissionais que são responsáveis pela performance de todos os demais sejam capacitados, já que são eles que, no cotidiano, podem dizer se as normas são realmente inteligentes e eficazes ou morosas e irrelevantes. É o discernimento dos Gestores que pode fazer a diferença entre a potencialização da performance e dos valores de empresas e a criação de brechas para comportamentos ineficientes, inadequados e inconvenientes.

Eduardo Carmello — Diretor da Entheusiasmos Consultoria em Talentos Humanos, consultor organizacional e educacional. Conferencista Nacional, Professor do MBA Gestão Estratégica e Econômica da FGV-SP. Autor dos livros Gestão da Singularidade: alta performance para equipes e líderes diferenciados (2013, Editora Gente), Resiliência: a transformação como ferramenta para construir empresas de valor (2008, Editora Gente) e Supere: a arte de lidar com as adversidades (2004, Editora Gente).